선생님이라면 꼭 알아야 할 학습 관리용 엑셀 함수
학생 데이터를 빠르게 찾는 엑셀 함수
학교에서 학생들을 가르치는 것도 중요하지만, 아이들이 집으로 돌아간 후 학급 관리 업무 역시 선생님들에게 중요하죠. 학생들마다 성적, 출석 등이 다르기도 하고, 또 수업을 계획하는데 가용할 수 있는 예산이 한정적이라 어떻게 효율적으로 활용해야 하는지도 고민해 봐야 하고요. 이런 상황에서 특정 학생의 연락처, 성적과 같은 데이터를 찾아보느라 시간이 낭비된다면 그것만큼 시간 낭비가 없을 겁니다.
오늘은 그런 시간을 조금이라도 선생님들에게 돌려주고자 준비했습니다! 학습 관리에 필수적인 학생 데이터를 찾는 엑셀 함수!
한번 익숙해지면 뭐든지 찾게 만들어주는 VLOOKUP
엑셀 하면 모두가 어렵다고 말하지만, 필수 함수인 VLOOKUP은 학급 관리에서도 유용하게 쓰일 수 있어요!
가장 왼쪽에 있는 데이터를 기준으로 관련 데이터를 가져오는 함수에요.
말이 너무 어려우니 쉽게 예시 하나를 보여드릴게요!
실제 학생 데이터를 가져올 수 없기 때문에 가상의 학생 데이터를 가져왔습니다!
이 중 노윤서 학생의 수학 성적을 가져오고 싶다고 가정해 볼게요. 그럼 먼저 =VLOOKUP을 친 다음, 찾고 싶은 학생의 이름을 기입한 다음, 학생 데이터의 정보가 담긴 A3부터 F6 셀까지 선택한, A3:F:6을 입력하면 됩니다! 그러고 나서 수학 성적이 있는 열은 5번째 열이니 5를 입력하고 난 다음, false를 입력하면 됩니다!
그렇게 되면 전체 함수 식은 이런 식이죠.
=VLOOKUP(”노윤서”, A3:F6, 5, false)
VLOOKUP 보다 더 간편한 INDEX와 MATCH 함수
하지만 VLOOKUP은 찾으려는 데이터가 범위의 왼쪽 끝, 그러니깐 첫 번째 열에 있어야 작동하는 함수입니다.
만약에 찾으려는 학생의 이름이 첫 번째 열에 없다면 곤란해질 수 있죠.
아래와 같은 예시를 보여 드릴게요!
방금 전과 동일한 데이터이나, 이번에는 순서가 바뀌었죠.
이번에는 연락처가 첫 번째 열에 위치해 있습니다.
이 상황에서 VLOOKUP 함수를 그대로 쓰면 어떻게 될까요?
보시다시피 오류가 발생하고 맙니다. 찾으려는 데이터를 가진 학생의 열이 2번째에 위치하고 있기 때문이죠. 이 상황에서 이름과 연락처 위치를 바꾸는 것도 귀찮은 일이죠.
그럴 때 유용하게 쓸 수 있는 함수가 바로 INDEX와 MATCH 함수입니다
index 함수는 기준이 되는 값과 찾으려는 데이터의 범위를 설정하면 값을 찾아주는 함수에요.
match 함수는 설정한 조건과 맞는지 확인하는 함수고요.
예시와 조금 다르게 이번에는 노윤서 학생의 학부모 연락처를 찾는다고 가정해 볼게요.
그렇게 된다면 함수 식은 이렇게 됩니다.
=INDEX(A3:F6, MATCH(”노윤서”, B4:B6, 0) , MATCH(”학부모 연락처”, A3:F3,0))
먼저 데이터를 찾으려는 전체 영역을 입력한 다음 각각의 MATCH 함수에는 찾으려는 학생의 이름과 해당되는 열의 영역, 그리고 찾으려는 데이터가 해당되는 항목과 행의 영역만 입력하면 됩니다.
뿐만 아니라 찾으려는 학생, 혹은 데이터 항목만 바꾸면 작동해서 VLOOKUP보다 훨씬 간편합니다!
사실 오늘 알려드린 VLOOKUP, INDEX와 MATCH 함수 외에도 유용한 함수들이 매우 많아요. 그런데 이런 엑셀 함수들을 하나하나 습득하기에는 막막한 면도 있죠. 특히나 INDEX와 MATCH 함수는 조합해서 쓰다 보니 엑셀의 기본 원리에 대해서 모른 상태로 썼다가는 더 복잡해질 수도 있고요. 그렇기에 엑셀이라는 프로그램이 어떻게 작동되는지 배우는 것도 중요합니다!
기본적으로 엑셀이라는 프로그램은 변수와 리스트라는 개념에 기반하여 만들어진 프로그램이에요. 엑셀을 먼저 학습하기 전에, 변수와 리스트 개념을 충분히 이해할 수 있는 코드모스 만의 콘텐츠, 리스트를 소개 드릴게요! 주문 번호라는 변수와 주문 목록이라는 리스트를 통해서 엑셀의 기본적인 골조인 셀과 행, 열에 대해서 이해할 수 있거든요.
뿐만 아니라 변수와 리스트를 바탕으로 특정 행동을 수행하는 일종의 함수 기능도 리스트 콘텐츠를 통해서 이해할 수 있습니다. 코드모스와 함께 리스트와 변수에 대한 이해를 바탕으로 학생들과 엑셀을 포함한 컴퓨터 프로그램에 대한 기초적인 교육을 함께 해보시는 걸 추천해요!
